دوست عزیز این سوال بارها پرسیده شده و من هم پاسخ دادم !
در سیستم WHMCS یک دستور هست که اون را باید در cron Job سرور قرار دهید تا فعال شود !
در ضمن برای همر دیپارتمان باید یک ایمیل مخصوص ایجاد و اطلاعات لازم را به سیستم ارائه بدهید تا سیستم بتواند ایمیل های دریافتی را Import کند و به صورت تیکت در بیاورد و به وسیله cron job به شما و اون کسی که ایمیل کرده اطلاع دهد !