راهکارهای تقویت اثربخشی واحد it در سازمان

[U-host.org]

۰گاهی به نظر می‌رسد در سازمان‌ها، واحد فناوری اطلاعات و واحدهای تجاری در دو دنیای موازی سیر می‌کنند. شرکت مشاوره‌ای «بین‌اند کمپانی» (Bain & Company) یک نظرسنجی از ۵۰۰ مدیر اجرایی ارشد انجام داده و به این نتیجه رسیده است که با وجود اختصاص منابع عظیم و انرژی فراوان برای هماهنگ و همسو کردن سرمایه گذاری‌های IT با اولویت‌های مهم کسب و کار سازمان، کمتر از یک پنجم مدیران به موفق بودن این تلاش‌ها اذعان دارند.
مشکل اغلب از آنجا آغاز می‌شود که واحدهای تجاری سازمان، استراتژی مورد نظر خود را در سطحی بسیار بالا تهیه کرده و به واحد IT ارسال می‌کنند. این اهداف گسترده و کلی، معمولاً به حد کافی ملموس و شفاف نیست و نمی‌توان آن‌ها را به تصمیم گیری‌های سنجیده IT تبدیل کرد. در مقابل مدیران IT نیز اغلب به جای آنکه یک طرح جامع در جهت اهداف راهبردی سازمان ارائه دهند، یک برنامه اجرایی جزئی‌نگر یک ساله تهیه می‌کنند.
عواقب این مساله بسیار جدی است: پول سازمان در سرمایه گذاری‌های نادرست IT هزینه می‌شود؛ روند ارائه محصولات و ابزارهای جدید به بازار با کندی مواجه می‌شود و دست آخر اینکه بهینه سازی، رشد و توسعه سازمان به تعویق می‌افتد چرا که کسب و کار سازمان از پشتیبانی کامل IT برخوردار نبوده و در نتیجه نمی‌تواند اهداف مهم و کلان خود را عینیت بخشد.
با این تفاصیل، راه حل چیست؟
تحلیلگران می‌گویند فقط هنگامی می‌توان این دو بخش جداگانه را به گونه‌ای موثر و مفید با یکدیگر همسو کرد که استراتژی IT از یک سو و کسب و کار سازمان از سوی دیگر، به طور شفاف و روشن با «قابلیت‌های تجاری» (business capabilities) سازمان تطابق داشته باشد. قابلیت‌های تجاری یعنی توانایی و مهارت‌های ویژه‌ای که سازمان برای کسب مزیت‌ رقابتی به آن‌ها نیاز دارد. این مهارت‌ها دارای پویایی هستند و سازمان با استفاده از آن قادر است شرایط بازار را به نفع خود تغییر دهد. واحد IT با پشتیبانی از قابلیت‌های کسب و کار، می‌تواند با انعطاف بیشتری به نیازهای تجاری مهم و اولیه سازمان پاسخ داده و واکنش نشان دهد.
برای مثال قابلیت بخش‌بندی کردن مشتریان (Customer Segmentation)، یکی از کلیدهای اصلی رشد و توسعه کسب و کار به شمار می‌رود. یک واحد IT که به گونه‌ای درست و طبق برنامه، حول قابلیت‌های تجاری سازمان شکل گرفته باشد، می‌تواند سازمان را در هدف گرفتن مشتری‌های جدید و جذب آن‌ها در شرایط متغیر بازار، محصولات و قیمت‌ها به شدت یاری کند. برای دستیابی به این اهداف، IT باید قابلیت‌هایی از جمله یکپارچه سازی داده‌های ذخیره شده، استفاده بهینه از پلتفرم‌های رایج، به کارگیری تدابیر امنیتی مورد نیاز و انجام محاسبات پویا توسط کاربران را داشته باشد. کوتاه سخن آنکه اولویت‌ها و قابلیت‌های اصلی سازمان، باید خمیر مایه تصمیمات واحد IT را تشکیل دهد.
با تعریف ضرورت‌های کسب و کار سازمان و تعیین قابلیت‌های اصلی مورد نیاز واحدهای تجاری، فرایند همسوسازی استراتژی IT و استراتژی تجاری آغاز می‌شود
شرکت‌های بر‌تر برای بهره‌مندی از تمام مزایای بالقوه IT در جهت ارزش آفرینی در کسب و کار خود، از این فرایند پنج مرحله‌ای استفاده می‌کنند:
۱. تعریف ضرورت‌های کسب و کار (Business Imperatives) و قابلیت‌های پایه‌ای مورد نیاز برای آن
ضرورت‌های کسب و کار یعنی اولویت‌های استراتژیک بسیار مهم و فوری سازمان. با تعریف این ضرورت ها و نیز تعیین قابلیت‌های اصلی مورد نیاز واحدهای تجاری، فرایند همسوسازی (Alignment) آغاز می‌شود. در ادامه، مدیران باید میزان اهمیت هر یک از این قابلیت‌ها را بر اساس تعداد ضرورت‌های کسب و کار که این قابلیت‌ها می‌تواند از آن پشتیبانی به عمل آورد، سبک و سنگین کنند و بر این اساس آن‌ها را دسته‌بندی کنند.
ممکن است یک ضرورت کسب و کار این باشد که یک فرهنگ مشتری محور ایجاد شود. برای دستیابی به این هدف، سازمان باید از قابلیت‌هایی برخوردار باشد که بر اساس آن بتواند به سرعت محصولات خود را بهبود بخشیده، ساختار ارائه محصول را تجدید بنا کرده و بر اساس حجم و نوع روابطی که با مشتری دارد، قیمت تولیدات خود را تعیین کند.
واحد فناوری اطلاعات می‌تواند با ایجاد پلتفرمی که در آن مشخصات کامل مشتریان به طور مستقیم به نمایندگان فروش ارسال می‌شود، در فعال سازی این قابلیت کسب و کار، نقش مهمی ایفا کند.
۲. شناسایی آن دسته از قابلیت‌های IT که از قابلیت‌های کسب و کار پشتیبانی کرده و شکاف این دو را پر می‌کند
این امر در صورتی اتفاق می‌افتد که مدیران اجرایی و مدیران واحد IT، به طور مشترک بر طراحی IT سازمان کار کنند. برای برآوردن اولویت‌های اصلی کسب و کار سازمان، مدیران باید پس از بررسی رابطه استراتژیک موجود در قابلیت‌های مختلف IT، آن‌ها را با آن دسته از قابلیت‌های کسب و کار که از آن‌ها پشتیبانی به عمل می‌آورد، مرتبط ساخته و بر مهم‌ترین آن‌ها تمرکز کنند.
این فرآیند باعث می‌شود از یک سو شکاف بین قابلیت‌های فعلی IT و وضعیت مطلوب شناسایی شده و از سوی دیگر مشخص شود که چه نوع قابلیت‌های IT را می‌توان به اشتراک گذاشت.
۳. طراحی عملیات و معماری فناوری
مدیران به جای فراهم کردن امکانات موردنیاز IT به صورت موردی باید یک سری اصول بنیادین برای راهبری معماری فناوری اطلاعات (Information Technology Architecture) تدارک دیده و نیز روش‌هایی را برای به‌کارگیری قابلیت‌های نوین در سازمان تعیین کنند.
به عنوان مثال، اطلاعات مشتری‌ها اغلب به صورت پراکنده و نامنظم، در برنامه‌های کاربردی مختلف و انواع پایگاه‌های داده نگهداری می‌شود. برای پاسخگویی به نیازهای کسب و کار سازمان و نیز ساده سازی فرایندهای کاری نیروهای بخش فروش، ممکن است لازم باشد این اطلاعات گردآوری و یکپارچه شود. در صورت تحقق این امر، فروشگاه‌ها و مراکز فروش می‌توانند با استفاده از یک سیستم مدیریت محتوا، به صورت آنی اطلاعات کاملی از مشتری‌های خود در اختیار داشته باشند. این کار علاوه بر کمک به ارائه خدمات مشتری محور، بازاریابی بخشی و تحلیل‌های فروش را نیز تسهیل می‌کند.
۴. تهیه نقشه راه برای استراتژی IT
همسوسازی IT با اهداف و اولویت‌های کسب و کار سازمان، نیازمند تعهد و داشتن یک نقشه راه است. بر این اساس، مدیران باید زمینه‌های لازم برای حذف ناهماهنگی‌های موجود بین این دو را شناسایی کرده و سپس کار روی آن‌ها را آغاز کنند. به عنوان مثال، پس از خرید یک شرکت و ادغام آن در سازمان مادر، اولویت مهم مدیران IT سازمان بهبود اتصالات و ارتباطات IT بین شرکت ‌های ادغام شده خواهد بود.
شرکت‌های بر‌تر اغلب چندین رشته سرمایه گذاری در حوزه IT دارند. آن‌ها همچنین بر مبنای استراتژی‌های خود و ضرورت‌هایی که در بازار مشاهده می‌کنند، از یک نقشه راه چندساله برای استفاده هر چه بهتر از فناوری اطلاعات در سازمان بهره می‌گیرند. علاوه بر این چنین سازمان‌های موفقی، اغلب بر مبنای هزینه‌ها و درآمدهای مورد انتظار، یک طرح سرمایه گذاری برای خود تدارک می‌بینند.
۵. تخصیص مجدد هزینه‌های واحد IT بر اساس تغییر اولویت‌های کسب و کار
شرکت‌ها هر چند وقت یک بار باید هزینه‌های واحد IT خود را مورد بررسی قرار داده و آن را با شرایط فعلی شرکت هماهنگ و همسو کنند.
گاهی اوقات لازم است مسیر حرکت پروژه‌ها را با توجه به فناوری‌های نوظهور، اوضاع کنونی بازار، عملکرد دیگر رقبا و موارد دیگر تغییر جهت داد. بر این اساس، بازبینی مجدد بودجه IT سازمان و‌گاه اختصاص بودجه براساس اولویت‌های جدید سازمان ضروری می‌نماید.
در نهایت می توان نتیجه گرفت که در پیش گرفتن رویکرد «قابلیت کسب و کار» می‌تواند از طریق هدفمند کردن تلاش‌های واحد IT و نیز قابل فهم کردن نقش آن برای همه، تاثیرات مثبت چشمگیر و قابل توجهی داشته باشد. همسوسازی استراتژی IT سازمان با استراتژی تجاری آن و نیز به حرکت درآوردن نیروهای سازمان برای همراهی در این مسیر، باعث می‌شود این دو دنیای موازی به یک نقطه مشترک برسند.
منبع: Bain & Company