من چندتا اسکریپت php رو بررسی کردم به این صورت عمل می کردند:
از میل سرور نصب شده روی سرور + اسکریپت دریافت کننده ایمیل روی سرور، استفاده می کردند. یعنی همانطور که یکی از کاربران فرمودند، اسکرپیت php در هر بار فراخوانی فولدرهای مخصوص ایمیل رو چک می کرد و نتایج رو نمایش می داد.
باید بگردید ببینید اسکریپتی پیدا می کنید که مستقیماً عملیات دریافت و ارسال ایمیل رو انجام بده.