اساس ساخت یک تیم کاری
و مشکلاتی که با گروه ها وجود دارد...
در اواخر قرن بیستم سازمان ها ساخت تیم های کاری را به عنوان عاملی که می تواند آنها را در رقابت با دیگران سرپا نگه دارد و کیفیت کالا و خدماتشان را بهبود بخشد کشف کردند. اما هنوز هم در قرن بیست و یکم با اینکه همه با اصطلاح تیم آشنا هستند و می دانند که به آن نیاز دارند اما به روشنی و وضوح نمی توانند آنرا توصیف کنند و نمی دانند یک تیم خوب باید چه ویژگی هایی داشته باشد و اصلاً یک تیم چه شرایطی باید داشته باشد تا بتوان به آن گفت تیم!
به همین دلیل است که می بینید در بعضی سازمان ها بدون اینکه بدانند نیازی به یک تیم کاری دارند فقط می خواهند تیم های کاری تشکیل دهند.
یک تعریف بنیادی از تیم
خوب برای اینکه بیشتر با این مفهوم آشنا شویم می خواهیم تعریفی اصولی از تیم داشته باشیم.
بعضی از افراد تیم را به این صورت تعریف می کنند" حاصل کار کل آن بزرگ تر از برایند کار تک تک اعضای آن است". اما این تعریف درستی نیست این یکی از ویژگی های یک تیم کاری است. بزرگتر بودن حاصل کار یک تیم کاری از برایند کار تک تک اعضا، نشان می دهد که آنها می توانند به خوبی با یکدیگر کار کنند اما تیم هایی هم هستند که حاصل کار آنها ممکن است کمتر از کیفیتی باشد که از آن افراد انتظار دارید. سندروم آپلو مثال خوبی در این باره است (طبق این سندروم افراد بسیار با هوش وقتی که با یکدیگر یک تیم را تشکیل می دهند بدتر از تیم هایی با توانایی کمتر عمل می کنند.)
بعضی افراد تیم را مجموعه از افراد می دانند که باید به یک سرپرست یا رئیس گزارش دهند. این تعریف هم می تواند گمراه کننده باشد. در تیمی که به خوبی طراحی شده است افراد به یک رئیس گزارش می دهند. اما وقتی که چارت های سازمانی ریخته می شوند مصالحه هایی هم بخاطر ساختار های پرداختی یا نیاز به خطوط گزارشی سنتی صورت می گیرد.
درست است که یک تیم گروهی از افراد را تشکیل می دهد ولی هر گروهی لزوماً یک تیم نیست. بلکه
یک تیم شامل گروهی از مردم است که با یکدیگر برای رسیدن به هدفی مشترک کار می کنند.
گروه ها
اگر یک تیم گروهی از مردم باشند که با یکدیگر کار می کنند تا به هدفی مشترک برسند، ساختن یک تیم عبارت است از:
فرایندی که در آن افراد یک گروه قادر می شوند به هدف مشترکشان برسند
این فرایند در حقیقت یک کار مدیریتی است، و موثرترین راه ساخت یک تیم آن است که در آن مدیریت به صورت مشورتی انجام شود تا اینکه به صورت آموزشی محض انجام شود. (یعنی برای رسیدن به این هدف مشترک هر یک از اعضا نقشی در توانمند کردن دیگران خواهد داشت.)
در اینجا مراحلی را که برای ساخت یک تیم کاری لازم است به سادگی بیان کرده ایم:
-
مجموعه اهداف مشخص شده شفاف سازی شوند.
-
موانعی که از رسیدن افراد به هدف خود جلوگیری می کنند شناسایی شده حذف شوند.
-
هر فرد با توجه به توان خود در موقعیت درست قرار گیرد تا بتواند کاری را که به محول شده است به بهترین وجه انچام دهد.
-
اندازه گیری و نظارت پیشرفت کار، تا از دسترسی به اهداف اطمینان حاصل گردد.
تکنیک های سنتی معمولاً موانع را برای افزایش کارایی زیر نظر می گیرند:
روابط، ارتباطات، و از این قبیل. و اگر یک گروه فقط یک گروه باشد منافع چنین تکنیکی ممکن است بسیار محدود شود. در بهترین حالت نیازی نیست که مشکلات روابطی را حل کنید. و در بدترین حالت این مشکلات سبب می شوند وقت افراد تلف شود و نیرو و انرژی آنها از مسیر رسیدن به هدف مشترک منحرف گردد و در مسیری دیگر خرج شود. در چنین شرایطی افراد بدنبال اهداف شخصی خود هستند تا اینکه به فکر هدف مشترک باشند.
مشکلات ارتباطی
اگر بین افرادی که در یک گروه کار می کنند مشکلی وجود داشته باشد آنگاه این مشکل می تواند در راندمان فردی آنها تاثیر بگذارد. هر چند تکنیک های سنتی راه حل آن نیستند.
تنشی که در ارتباط بین دو نفر وجود دارد با این فرمول کنترل می شود:
(میزان مجاورت دو نفر) * (اهمیت موفقیتی که دو نفر باید با هم بدست آورند)
__________________________________________________ ___________
(سازگاری شخصیت آن دو نفر با یکدیگر)
در یک گروه اهمیت یک شخص به تنهایی پایین است. اما تکنیک های قدیمی تلویحاً سعی می کنند درجه بیشتری از اهمیت قائل شوند در حالیکه چنین نیازی وجود ندارد. طبق فرمول بالا این کار باعث می شود میزان استرس بالاتر رود، چون شما کسانی را واردار به کار با یکدیگر می کنید که ضرورتی در آن وجود ندارد. یعنی میزان مجاورت را بیشتر کرده اید در حالیکه لزومی نداشته است.
همچنین تکنیک های قدیمی سعی می کنند ناسازگاری های شخصیتی را در کنار یکدیگر قرار دهند. اگر چه این کار قابل انجام است اما جواب گرفتن از آن بسیار سخت است و باید دو نفر به کاری که می کنند تعهد زیادی داشته باشند، تا بتوانند در چنین شرایطی کار کنند. و در یک گروه با چنین شرایطی ایجاد انگیزه دشوار است. هر چند اگر دو نفر با دلایل شخصی بخواهند می توانند شخصیت متضادی را برای هدف بزرگتری در کنار خود قبول کنند و حتی ممکن است کارایی بالایی هم داشته باشند.
اما برای کاهش تنش ارتباطی در یک گروه بهتر است روی عواملی کار شود که تغییر آنها ساده تر است: مجاورت. اگر آنها فقط یک گروه هستند آنگاه با ایجاد مقداری فاصله بین آنها ( به صورت فیزیکی یا با مدیریت مرز های کاری که بین آنها وجود دارد) نتایج رضایتمندی بدست خواهید آورد بدون اینکه زمان زیادی صرف این کار بکنید.
خلاصه
-
یک تیم گروهی از افراد هستند که برای رسیدن به یک هدف مشترک تلاش می کنند.
-
ساخت یک تیم عبارت است از قادر ساختن این افراد برای دست یابی به این هدف
-
اگر فقط یک گروه داشته باشیم آنگاه تکنیک های قدیمی می تواند اتلاف وقت و پول باشد یا حتی ضد تولید باشد.
-
