استفاده از فایلهای امضا برای افزایش ترافیک سایت

فایل امضا (Signature File) که معمولاً به صورت اخیر کاربرد دارد، در واقع همان کارت ویزیت الکترونیک است، به شکل یک یادآوری کننده کوچک در میآید و به انتهای ایملیها ضمیمه می شود. می توانیند فایل امضا را به طرق مختلفی استفاده کنید، به عنوان مثال تنها شماره تلفن و آدرس و یا اطلاعات اساسی و حیاتی در آن قرار دهید. فایلهای امضا وسیله ای برای آگاه کردن مردم از یک رویداد ویژه و یا آگاه کردن آنها از جوایز و یا افتخاراتی است که شرکت موفق به اخذ آن گردیده است. در این فصل به مباحث زیر خواهیم پرداخت:
اندازه مناسب فایل امضا
محتوان و طراحی فایل امضا
ایجاد فایل امضا برای اضافه کردن پیام در نامه ها
فواید فایل امضا


فایل امضا به منزله کارت ویزیت الکترونیکی

همانطور که گفتیم فایل امضا نشان دهنده کارت ویزیت الکترونیکی شماست. این فایل باید در انتهای ایمیل ها اضافه شود یعنی در انتهای ایمیل هایی که به افراد حقیقی می فرستید و بخصوص در انتهای ایمیل هایی که به گروههای خبری Usenet و یا لیستهای پستی ارسال می کنید. اکثر برنامه های پست الکترونیک، اگر نه همه، دارای امکاناتی برای اضافه کردن فایل امضا هستند. اگر برنامه پست الکترونیک شما فاقد چنین امکاناتی است، باید برنامه ایمیل خود را تغییر داده و از برنامه ای استفاده کنید که اضافه کردن فایل امضا در نامه ها را پشتیبانی می کند چرا که این فایل در صورت کاربرد صحیح، نقشی مهم و تأثیر گذار در ایجاد ترافیک سایت دارد.
فایل امضا همیشه باید دراای اطلاعاتی نظیر نام، سازمان، آدرس پستی، شماره تلفن، فاکس، ایمیل و URL جهت تماس مشتریان باشد. باید در این فایل، راههای مختلف برقراری ارتباط پیش روی گیرنده نامه قرار داد. سعی نکنید فقط راهی که خود مایل هستید گیرندگان نامه با شما ارتباط برقرار کنند، در فایل امضا قرار دهید. مشتری مثل یک پادشاه است و تنها مشتری است که حق دارد وسیله ارتباطی برای برقراری تماس را تعیین کند.
همچنین برخی از انواع سایتهای تجاری دارای عبارت «اینجا کلیک کنید» در فایل امضا هستند که بوسیله آن کاربران به طور مستقیم به سایت هدایت می شوند. این روش خوبی است اما حتماً به خاطر داشته باشید URL خود را نیز در فایل امضا قرار دهید، تا گیرندگان نام سایت را به خاطر بسپارند. برای اینکه بعضی اوقات مردم محتویات ایمیل خود را چاپ کرده آن را شب در خانه مطالعه می کنند و در این مو قع اگر شما بجای آدرس سایت، عبارت «اینجا کلیک کنید» قرار داده باشید آنها نمی توانند روی تکه ای از کاغذ کلیک کنند ولی اگر آدرس سایت وجود داشته باشد آن را به خاطر می سپارند.
همچنین لازم است یک tagline با اطلاعاتی درباره شرکت، محصولات و خدمات، میزان افزایش سود جاری، موقعیت شما در بازار تجاری، سرویس ویژه ای که در اختیار مشتریان قرار می دهید، جایزه ای که شرکت موفق به دریافت آن شده و یا سایر اطلاعات مهم بازاریابی را در فایل امضا قرار دهید. فایل های امضا را به یاد داشته باشید و همیشه قبل از آدرس سایت http:// و قبل از آدرس ایمیل mailto: را قرار دهید. با این کار خوانندگان با کلیک مستقیماً وارد وب سایت و یا ایمیل می شوند بدون اینکه نیازی به کپی و چسباندن آدرس سایت وب در مرورگر و یا آدرس ایمیل در برنامه پس الکترونیکی باشند.


نحوه ایجاد فایل امضا

پیش از ایجاد فایل امضا، ابتدا تصمیم بگیرید چه اطلاعاتی را می خواهید در این فایل قرار دهید و اینکه می خواهید کارت ویزیت الکترونیکی چگونه به نظر آید. فایل امضای خود را با استفاده از Microsoft Word , Windows Notepad و یا هر برنامه ویرایشگر ایجاد کرده و آن را به صورت فایل متنی (با پسوند .text) ذخیره کنید (البته این امر بستگی به برنامه ایمیل نیز دارد) و یا در برنامه پست الکترونیک آن را ایجاد کنید.
در صورت استفاده از Outlook Express و یا Netscape Messenger مراحل زیر را برای ایجاد فایل امضا پیش گیرید:
Microsoft Outlook Express 5
1. در Menu bar روی Tools کلیک کنید.
2. در جعبه drop – down روی Options کلیک کنید.
3. سپس روی Signature Tab کلیک کنید.
4. روی گزینه New جهت ایجاد فایل امضا کلیک کنید.
5. محتویات فایل امضای خود را تایپ کنید.
6. اطمینان حاصل کنید در قسمت Signature Settings «فایل امضا به تمامی پیامهای ارسالی اضافه شود» (Adding sig.file to all out going messages) تیک خورده است.
7. سپس دکمه Apply را فشار دهید.
Netscape Manager
1. ابتدا در یک ویرایشگر متن فایلامضای خود را ایجاد کرده و سپس آن را به صورت فایل متنی با پسوند .txt ذخیره کنید.
2. در Menu bar روی Edit کلیک کنید.
3. روی گزینه تنظیمات (preferences) کلیک کنید.
4. در کادر محاوره ای تنظیمات قسمت «Mail & Newsgroups» را انتخاب کنید.
5. به پوشه ای به نام «Identity» بروید.
6. در جعبه متنی «Signature File» مکان و نام فایل امضایی که پیش از این ذخیره کردید، وارد کنید و یا از کادر محاوره ای برای مرور در میان فولدرها استفاده کنید. فایل را پیدا و آن را باز کنید. با این کار کادر محاوره ای تنظیمات برمی گردید. سپس Ok را کلیک کنید تا به پنجره Messenger باز گردید.
در سایر برنامه های پست الکترونیک آنلاین، راه های مختلفی برای ایجاد فایل امضا وجود دارد. به عنوان مثال در:
American Online
1. در قسمت جعبه ابزار روی «Mail Center» کلیک کنید.
2. سپس روی «Set up Mail Signature» کلیک کنید.
3. روی «Create» کلیک کرده، نام فایل امضای خود را تایپ کنید و با استفاده از گزینه های مختلفی که در اختیار دارید یک فایل امضا ایجاد نمایید.
4. پیش فرض را روی on تنظیم کنید تا فایل امضا به تمامی نامه های ارسالی اضافه شود.
Compu Server
1. در جعبه ابزار روی «Mail Center» کلیک نمایید.
2. سپس روی دکمه تنظیم فایل امضا نامه (Set up Mail Signature) کلیک کنید.
3. روی «Create» کلیک کرده، نام فایل امضا را تایپ کنید و با استفاده از گزینه های بموجود فایل امضا را ایجاد کنید.
4. پیش فرض را روی on تنظیم کنید تا sig.file به تمامی نامه های ارسالی از گزینه های موجود فایل امضا را ایجاد کنید.
Prodigy
Prodigy در سرویس ایمیل خود از Microsoft Outlook Express استفاده می کند، بنابراین دستورات ارائه شده در Outlook Express در این برنامه نیز مورد استفاده قرار می گیرد.


بایدها و نبایدهای فایل های امضا

بهتر است چند فایل امضا ایجاد کنید و آن را متناسب با گیرندگان نامه بکار برید. می توانید یک فایلامضا به گروهی از افراد بفرستید، باید فایل امضای خود را مرتباً به روز کنید تا انعکاس دهنده اطلاعات مربوط به بازاریابی کنونی باشد.
در برخی از برنامه های پست الکترونیک می توان در هر خط از فایل اتمضا تا 80 حرف بکار بردم. باید فایل امضا را طوری طراحی کنید تا با محدویتهای تمامی برنامه های پست الکترونیک سازگار باشد. برایق اینکه مطمئن شوید فایل امضا همانطور که طراحی کرده اید، (صرفنظر از برنامه ای که کاربر استفاده می کند) ظاهر می شود در هر خط بیش از 65 کاراکتر قرار ندیهد. در حقیقت هر اندازه تعداد حروف کمتر باشد این کلمات در یک خط باز می شوند و کاربران می توانند آن را به راحتی در مرورگر خود مشاهده نمایند.
John Doe , Director of Marketing jdoe@gamecorp. com
_______ Tel: (800) 555-0008
I GAME CORP I Fax: (800) 555-0009
I _______ I 290 Young st.
II II “Free Trail Version @ New York, NY
I_I _________ I_I www. Gamecorp. com
GAME CORP.
بعضی وقتها مردم ایمیل خود را به صورت Full screen باز نمی کنند و آن را در یک پنجره کوچک باز می کنند. برخی نیز، در طراحی فایل امضا دست به ابتکارات جالبی می زنند. به عنوان مثال طرح و آرم خود را با ترکیب شمارهها و علائم موجود در صفحه کلید در می آورند. نمونه بارز چنین ابتکاراتی فایل امضا جان دو (John Doe) از شرکت بازیهای کامپیوتری است که در کار تجارت بازیهای نرم افزاری است.
بکار بردن گرافیک در فایل امضا پسندیده نیست. ممکن است با این کار ظاهر فایل امضا زیبا به نظر برسد، اما وقتی آن را به دیگران می فرستید که دارای برنامه های پست الکترونیکی مختلفی و یا درجه وضوح (resolution) متفوتی در صفحه مانیتور هستند، این طرح گرافیکی در مانیتور آنها کاملاً متفاوت به نمایش در می آید. همچنین از بکار بردن آیکونها و طرحها در فایلهای امضا اجتناب کنید. فایل امضای نامه هایی که دریافت می کنید، و یا نامه هایی که به گروههای خبری پست می کنید، کنترل کنید ت ا به کاستیها و اشکالات احتمالی پی ببرید. می توانید قبل از استفاده قطعی از فایل امضا آن را به دوستان خود بفرستید و سپس درباره استفاده و یا عدم استفاده از آن تصمیم گیرید.
بکارگیری فایل امضا فواید زیادی نصیب شرکت می کند. فایل امضا در صورت استفاده مناسب موجب بهبود وضعیت اقتصادی شرکت و همچنین حضور آنلاین در اینترنت به طرق زیر می شود:
فایل امضا موجب افزایش حضور آنلاین شرکت شما می شود چرا که تنها با قرار دادن یک فایل امضا در انتهای نامه ای که به گروههای خبری ارسال می شود، هزاران نفر می توانند نام شرکت شما را ببینند. یک Tag Line صحیح که در آن از مردم درخواست شود کاری را انجام دهند، مردم را ترغیب می کند که از سایت دیدن کنند.
نکته: Tag Line یک پیام تبلیغاتی است که معمولاً در انتهای فایل امضا می آید.
نحوه چیدمان و محتوای فایل امضا، همانند پیامهای بازرگانی تأثیر بسزایی بر رتبه تجاری داشته و می تواند بر درجه اعتیار شرکت بیافزاید.
یکی دیگر از فواید فایل امضا، شهرتی است کمه از این طریق بدست می آید. برای اینکه وقتی نام شرکت خود را در فایل امضا ایمیلهای ارسالی قرار می دهید، هر کسی که نامه را باز می کند، نام شرکت شما را در انتهای نامه می بیند و این امر به شهرت شرکت می افزاید. مسلماً ارسال نامه های دارای فایل امضا به گروههای خبری و لیست های پستی شهرت دو چندان برای شرکت به ارمغان می آورد.
همانطور که در جدول زیر مشاهده می کنید، استفاده صحیح از فایل های امضا در یک جامعه آنلاین نشانه احترامی است که اعضای آن جامعه به آداب و قوانین قائل هستند.
بایدهای فایل امضا نبایدهای فایل امضا
- تمامی اطلاعات صحیح مربوط به تماس را قرار دهید.
- مطالب را به صورت خلاصه و در چهار خط قرار دهید.
-مطالب را ساده و روشن بیان کنید.
- Tag Line درست و حرفه ای تهیه کنید. - قیمت چیزی را در فایل امضا قرار ندهید.
- چیزی را نفروشید.
- از نشانه های متعدد استفاده نکنید.
- فهرست محصولات و خدمات را در فایل امضا قرار ندهید.



فایلهای امضا موجب افزایش بینندگان سایت می شوند

مهمترین فایده فایلهای امضا این است که موجب جلب بینندگان به دیدار از سایت می شود. می توانید از فایل امضا به عنوان یک پیام بازرگانی در اندازه کو چک برای ش رکت و محصولات و خدمات استفاده کنید. (به این نوع پیام بازرگانی Sigvertising می گویند.) در Sigvertising اطلاعاتی فراتر از اطلاعات مربوط به تماس قرار می گیرد. بجای درج شماره تلفن شرکت و یا آدرس سایت، نمایی از شرکت و علت دیدار از سایت را ذکر می شود.
ار لحاظ بازاریابی، tag line یکی از مهمترین اجزای فایل امضا به شمار می رود. فایل امضا همواره باید دارای یک جمله نهایی (tag line) باشد. tag line یک جمله کوتاه است که در شناساندن مارک تجاری شرکت مورد استفاده قرار می گیرد و اغلب بدون نام و محصولات شرکت قابل تشخیص است. آیا tag line قابلیت این را دارد در بینندگان برای دیدن سایت اشتیاق ایجاد کند؟ بله. به این جمله ها دقت کنید. آیا شما از این tag lineها متوجه چیزی می شوید؟
«ما تلاشمان را بیشتر می کنیم»
«این واقعیت دارد»
«مثل یک سنگ»
«حتما این کار را بکنید»
«ویروسها را از بین ببرید»
tag line چیزی است که توجه بینندگان را جلب کرده و حس کنجکاوی وی را بر می انگیزد. باید در tag line تا جایی که امکان دارد درخواست انجام کاری را قرار دهید تا بینندگان آن کار را برایتان انجام دهند. من اغلب این عبارات را «از کارت گزارش سایت ما دیدن فرمائید» به همراه لینکی به وب سایت در فایل امضا قرار می دهم و تا کنون نتایج مثبتی از این کار گرفته ام. اغلب اوقات بینندگان از کارت گزارش سایت دیدن کرده و خواهان اطلاعات بیشتر هستند و همین کارها باعث می شود بینندگاتن سایت تبدیل به مشتریان دائمی شوند.
برخی از عباراتی که می توانید در جملات انتهایی یا tag line بکار بردید عبارتست از:
فروش و یا پیشنهاد ویژه ای را اعلام کنید. به طور خلاصه بیان کنید که شرکت یک فروش ویژه خواهد داشت و یا در سایت پیشنهادهای ویژه ای در انتظار بینندگان است.
به مردم اطلاع دهید اگر از سایت دیدن کنند، می توانند به اطلاعات رایگان و یا نمونه های رایگان دست یابند.
یک رویداد را اعلام کنید. اگر شرکت شما در حال سازماندهی و یا حمایت از یک رویداد ویژه است، از طریق فایل مردم را در جریان قرار دهید و از آنها دعوت کنید برای کسب اطلاعات بیشتر به سایت مراجعه نمایند.
وجود مسابقه در سایت را اعلام کنید. اگر قرار است در سایت مسابقه ای برگزار شود، به مردم بگویید که با دیدار از سایت می توانند در مسابقه شرکت کنند.
جایزه و یا افتخار شرکت را اعلام کنید. اگر شرکت و یا وب سایت موفق به دریافت جایزه یا افتخار ویژه ای شده است، از طریق فایل امضا به مردم خبر دهید.
فایلهای امضا در ایمیلها، گروههای خبری، فهرستهای پستی و گروههای بحث و گفتگو به نمایش در می آیند. با اینحال هنگام ایجاد فایل امضا دقت کنید که فایلهای امضا حتماً درست الصاق شده و در ایمیل فرد گیرنده نامه نیز به همان ترتیب ظاهر شود. از الصاق فایلهای امضایی که همانندتابلو اعلانات باشند، و یا اندازه آن از حد طبیعی بزرگتر باشد، اجتناب کنید. همچنین فایلهای امضایی که حاوی پیامهای بازرگانی زننده باشند مورد توجه قرار نمی گیرند. کاربران اینترنتی به تبلیغاتی که سعی دارند با چرب زبانی و به اجبار کالایی را تبلیغ کنند، واکنش بر عکس نشان می دهند، مگر اینکه این کار با روشی درست و صحیح صورت گیرد. در اینجا مثالی از یک فایل امضا که موجب رنجاندن کاربران اینترنتی می شود، آمده است:
Are you in need of a reliable Vehicle?
If you are, Come on down to Sunnyvale Volkswagen!
We have the best deals in town and will beat any of our competitors` prices on new and used cars!
Money – back guarantee!
Great deal on a 1995 Diesel Jetta $2,995.
Talk to Jane Doe about our new lease incentives!
101 Main Street, Woodstock, New York 10010.
Tel: (800) 555-0000
Cell: (800) 555-1010
Fax: (800) 555-1020
www. bug. Com
اشتباه دیگری که مردم مرتکب آن می شوند این است که سعی می کنند فایلهای امضای آنها پر زرق و برق و در تیررس چشم قرار گیرد. شایداستفاده از علائم زیاد توجه مردم را جلب کند، ولی تأثیر آن ماندگار نخواهد بود. در اینجا مثالی از مواردی که نباید در فایل امضا بیاید، قرار دارد:
!Sunnyvale Volkswagen!
!Jane Doe, Marketing Assistant!
!Jdoe @ buy.com!
232 Main Street Tell: (800) 555-000
Woodstock, New York Cell: (800) 555- 0002
30210
Test drives @ www.bug. com
در اینجا مثالهایی از فایلهای امضا و آنچه باید در آن قرار گیرد، آمده است.
Sunnyvale Volkswagen
Jane Doe, Marketing Assistant
mailto: Jdoe @ buy.com
101 Main Street, Woodstock, New York, 10010
Tell: (800) 555-0000 Fax: (800) 555- 0002
“Our once – a – year sales event is on now @ http://www.bug.com”
Sunnyvle Volkswagen
Jane Doe, Marketing Assistant
Jdoe @ buy.com
101 Main Street Tell: (800) 555-0000
Woodstock, New York, 10010 Fax: (800) 555- 0002
Charity Telethon sponsored by Sunnyvale Voklswagen
Info available @ www.bug.com
Jane Doe * Marketing Assistant * Sunnyvale Volkswagen
“Enter to win a new 1999 Bug @ www.bug.com”
101 Main Street, Woodstock, New York, 10010
(800) 555-000 Jdoe @ bug.com
Jane Doe, Marketing Assistant
Sunnyvle Volkswagen
101 Main Street Jdoe @ buy.com
P.O.BOX 101 Tell: (800) 555-0000
Woodstock, New York, 10010 URL: www.bug.com
“1999 Winner of the Best Dealership Award”