پاسخ دهنده خودکار

پاسخ دهندگان خوکار (Auto responders) بیشتر شبیه سیستم های فاکس خودکار عمل می کنند. در این سیستم ها، با دستگاه فاکس خود تماس گرفته و شماره مو رد نظر را می گیرید سپس اسنادی که خواسته بودید، به دستگاه فاکس شما فرستاده می شود. نحوه کار پاسخ دهندگان ا توماتیک نیز شباهت بسیاری با یان سیستم های فاکس دارند، بدین ترتیب که شما ایمیلی را به آدرس ایمیل یک پاسخ دهنده خودکار می فرستید و اطلاعات خواسته شده را از طریق ایمیل دریافت می کنید. در این فصل، به مطالب ذیل خواهیم پرداخت:
پاسخ دهنده خودکار چیست؟
چرا باید از یک پاسخ دهنده خودکار استفاده کرد؟
چه نوع اطلاعاتی را باید از طریق پاسخ دهنده خودکار فرستاد؟
مشخصات و ویژگی های پاسخ دهنده خودکار چیست؟
نکاتی برای موفقیت در کار بازاریابی با پاسخ دهنده خودکار
نکته: Auto responders ، پاسخ دهنده خودکار یک برنامه کامیپیوتری است که به طور خودکار متن از پیش نوشته شده را به افرادی که به یک صندوق ایمیل مشخص، ایمیل فرستاده اند، می فرستد.


پاسخ دهنده خودکار چیست؟

پاسخ دهنده خودکار، برنامه ای است که در Mail Server قرار دارد و به این ایمیلهایی که به یک آدرس ایمیل مشخص فرستاده می شود، به طور خودکار با متن های از پیش نوشته شده پاسخ می دهد. این پاسخ ها به دو صورت بوده، با یک پیام متمایز است و یا مجموعه ای از پیامهای از پیش نوشته شده است Auto responders به نامهای دیگری همچون Info bots ، responders ، mail bots ، auto bots ، auto mailers ، email – on – demand نیز خوانده می شوند.


علت استفاده از پاسخ دهنده خودکار

یکی از مهمترین فواید استفاده از پاسخ دهنده های خودکار سرعت بالای پاسخگویی به ایمیل است به طوری که طی 24 ساعت شبانه روز، 7 روز هفته، 365 روز سال می توانید به طور خودکار به ایمیل ها پاسخ دهید.
Auto responders از اتلاف وقت برای پاسخگویی دستی به تعداد زیادی نامه با پاسخ های مشابه جلوگیری می کند. یکی دیگر از مزایای Auto responder ها این است که شما قادر خواهید بود با بررسی و ردیابی پاسخ های داده شده، کارهای بازاریابی آینده خود را بهتر و مؤثرتر به انجام رسانید.
یکی از بزرگترین مزایای Auto responder در دنیای امروز، امکان تعریف پیام های مختلف در فواصل زمانی از پیش تعیین شده است. بدین ترتیب که برنامه را می توان طوری تنظیم کرد که ابتدا نامه اول فوراً به گیرنده ارسال شود و نامه دوم دو روز پس از ارسال نامه اول و نامه سوم پنج روز پس از نامه دوم و همین طور به ترتیب زمانی، نامه ها به گیرنده فرستاده شود.
تحقیقات بازار نشان می دهد وقتی فرد چندین بار در معرض پیام های خرید قرار گیرد تبدیل به یک خریدار با انگیز هخرید می شود. با این ت رتیب می توانید با ارسال ایمیل ها در فواصل زمانی مشخص، یک مشتری بالقوه را تبدیل به خریدار جهت خرید محصولات خود نمایید.
امروزه نحوه کار با پاسخ دهنده های خودکار در مدیریت لیست های پستی پیچیدگی بیشتری پیدا کرده است. برنامه های Auto responder آدرس ایمیل افرادی (که در یک بانک اطلاعاتی ذخیره شده است) که اطلاعات درخواست کرده اند را جمع آوری می کند و سپس به آنها ایمیل می فرستد سپس آدرسهایی که فعال نیستند حذف کرده و آدرس های ایمیل جدیدی به بانک اطلاعات اضافه می کند. همچنین پاسخ دهندگان خودکار امروزی، گزارشی از بینندگان سایت که اطلاعات تقاضا کرده اند، تهیه می کند. واضح و مبرهن است این تکنولوژی در مقایسه با پاسخهای دستی توسط بشر بسیار مؤثرتر و در مقایسه با هزینه های تلفن و فاکس از لحاظ اقتصادی بسیار مقرون به صرفه است.
به نظر می رسد یکی از ویژگیهای استاندارد برنامه های Auto responder امروزی، قابلیت دوستانه کردن نامه ها است. پاسخ دهنده خودکار برای ارسال انواع مختلفی از اطلاعات از قبیل موارد زیر مورد استفاده قرار می گیرد.
فهرست قیمت
نامه های خوشامدگویی
نامه های تشکرآمیز
پیشنهادات خارج از اداره
تأیید سفارش
نامه های فروش
کاتالوگ ها
بیانیه خبری
بروشورها
فهرست مشاغل
برگه های مشخصات
دستور جلسه
می توانید یک نسخه از نامه خبری خود و یا هر چیزی دیگری که ممکن است مورد علاقه مخاطبان بازار هدف باشد، تهیه کنید تا مردم بتوانند از عضویت آنرا مطالعه کنند.
سوالی که در این مرحله پیش می آید که وقتی می توان اطلاعات را در سایت قرار دارد دیگر چه نیازی به استفاده از پاسخ دهنده خودکار است؟ دلایل زیادی برای پاسخ به این سوال وجود دارد.
یکی از دلایل این است که می توانید با استفاده از Auto responder نام و آدرس ایمیل علاقمندان و بینندگان سایت را بدست آورید، در حالی که در حالت عادی گرفتن نام و آدرس ایمیل بینندگان سایت به آسانی محقق نمی شود. همچنین Auto responder این فرصت را در اختیارتان قرار می دهد تا چندین پیام به طور همزمان به مشتریان بالقوه خود ارسال نمایید.


انواع پاسخ دهندگان خودکار

Auto responder در سه نوع مختلف عرضه می شوند:
پاسخ دهندگان رایگان
پاسخ دهندگان میزبان وب (Web host)
سایر ارائه دهندگان خودکار
Auto responder های رایگان و یا ارزان قیمت در اینترنت بدین ترتیب عمل می کنند که در هر صفحه وب، در بسته های میزبانی وب امکانات پاسخ دهنده های اتوماتیک را نیز ارائه می کنند. همچنین برخی از شرکت های ارائه دهنده خدمات برنامه های پاسخ دهنده و اتوماتیک در صورت عدم تمایل مشتریان به نمایش آگهی های تبلیغاتی در صفحه پاسخ ایمیل، بسته های Auto responder دیگری طبق هزینه مشخص عرضه می کنند.
مهمترین مسئله این است که Auto responder هایی که تهیه می کنید دارای ویژگیهای ذیل باشند.


مشخصات پاسخ دهنده های خودکار

هنگام تهیه و خرید Auto responder باید توجه داشته باشید که Auto responder دارای تمام ویژگیهای لازم برای فعالیت بازاریابی باشد. روز به روز پاسخ دهندگان خودکار قابلیت های بهتری می یابند و ویژگی های جدیدی به آنها اضافه می شود. برخی از ویژگی هایی که هنگام تهیه Auto responder باید به آنها توجه کنید و در بخش زیر مورد بررسی قرار می گیرند، عبارتند از:
دوستانه کردن نامه ها
Auto responder های امروزی با دریافت نام و همین طور آدرس ایمیل افراد، امکان دوستانه کردن پاسخ ها را در اختیار کاربران قرار می دهند.
پاسخ های متعدد
تحقیقات نشان داده است که باید قبل از خرید یک مشتری بالقوه، چندین پیام و نامه فرستاد. بسیاری از Auto responder های دارای امکاناتی هستند که بوسیله آن می توان بر اساس جدول زمانی تا چندین پیام را به مشتریان فرستاد.
حجم نامه
برخی از Auto responder ها محدودیت هایی را در حجم نامه ارسالی قائل می شوند. به همین دلیل هنگام تهیه و یا خرید Auto responder به این نکته توجه کنید که Auto responder بتواند نامه هایی که می خواهید به مشتریان بفرستید بدون محدودیت در حجم نامه به دست مشتریان برساند.


ردیابی

یکی دیگر از قابلیت های Auto responder ها که باید هنگام تهیه آنها به آن دقت کنید، امکان ردیابی مشتریان است. با دستیابی به گزارشهای ردیابی می توانید نتیجه تلاش های بازاریابی خود را پیگیری کرده و مشخص نمایید در چه قسمتی درست کار کردهاید و در چه قسمتی نتایج کار منفی بوده است.


پیام های HTML

Auto responder هایی را تهیه کنید که امکان ارسال نامه به صورت HTML و متنی را داشته باشد. مطالعات نشان می دهد که ایمیل های بازاریابی که به صورت HTML هستند، دارای بالاترین نرخ کلیک شدن توسط مخاطبان هستند.
Auto responder ها مدام در حال بهبود و پیشرفت هستند توصیه می شود شما نیز در جریان این پیشرفتها قرار بگیرید.


بازاریابی موفقیت آمیز با برنامه های پاسخگوی خودکار

در بازاریابی با پاسخ دهندگان خودکار، تکنولوژی فقط بخشی از این تکنیک محسوب می شود. مهمترین عامل تعیین کننده که می تواند گیرنده نامه را تبدیل به یک مشتری نماید، محتوای نامه یا پیام می باشد که از طریق Auto responder ارسال می شود. نکاتی که در این قسمت می آید، شما را در تهیه نامه های مؤثر یاری خواهد کرد:
دوستانه کردن: نامه های خود را با کار بردن نام کوچک افراد در متن نامه و همینطور در موضوع نامه دوستانه کنید.
حالت نامه: به طور کلی فروش کالا و خدمات در بازار از طریق برقراری ارتباط با مشتریان صورت می گیرد. به همین علت نامه های خود را طوری بنویسید که به برقراری این ارتباط بیانجامد.
بر روی نیازهای مشتریان و نحوه بر طرف کردن این نیازها با محصولات و خدماتی که ارائه می کنید، تأکید کنید. به فوایدی که از این طریق نصیب مردم می شود، نیز تأکید کنید.
موضوع نامه: در نامه های ارسالی خود موضوع نامه را کلمه یا عبارتی جلب کننده قرار دهید. ولی هرگز از واژه های تبلیغاتی استفاده نکنید. برای اینکه واژه های تبلیغاتی، حذف شدن نامه حتی قبل مطالعه آن را در پی دارد.
رد نامه های ارسالی از مردم بخواهید کاری را انجام دهند. با بکار بردن این شیوه متوجه می شوید که مردم همان کاری را انجام می دهند که از آنها خواسته بودید و از نتیجه این شیوه شگفت زده خواهید شد.
از صحت املای کلمات، حروف کوچک و بزرگ، دستور زبان و نقطه گذاری در نامه ها اطمینان یابید. برای اینکه این مکاتبات، در واقع مکاتبات تجاری بوده و بازتابی از کارها و ا مور تجاری شما به شمار می آید.
منظور خود را صریح و سریع بازگو کنید. چون خوانندگان آنلاین تمایلی به خواندن نامه های دراز و طولانی ندارند.
نامه را طوری بنویسید که با یکبار چشم انداختن به آن بتوان به منظور نامه پی برد. سعی کنید خطوط نامه حداکثر در شش یا هفت خط در هر پاراگراف باشد.