قواعد ارسال ایمیل کاری

اصول نگارش ایمیل های اداری
چه مجری باشید و یا کارمند یک شرکت ، و در هر کجای دنیا و در هر حرفه ای مشغول به کار هستید بدون شک ایمیل بخش جدایی ناپذیری از کار شما به حساب می آید. هر زمانی ممکن است ایمیلی از یکی از کارفرمایان و یا همکاران خود دریافت کنید که نیاز به یک پاسخ داشته باشد و یا اینکه خودتان به ارسال یک ایمیل احتیاج پیدا کنید. باید بدانید که نحوه نوشتن ایمیل از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است و گاهی تاثیر شگرفی روی موقعیت های کاری شما می گذارد. اگر ایمیل به شکل درست خود نوشته شود چه بسا یک موقعیت کاری فوق العاده برای شما به وجود بیاورد. دراینجا نکاتی را برای دوستان شرح می دهیم تا در مکاتبات خود دقت بیشتری نموده و احتمال موفقیت در کارهای خود را افزایش دهید.
موضوع را کاملا واضح بنویسد

عنوان ایمیل ( Subject ) به خصوص با زیاد شدن هرزنامه ها که به همهٔ کاربران ارسال می شود بسیار مهم است چون می تواند عاملی جهت خوانده یا نخوانده پاک کردن آن توسط گیرنده شود . عنوان نامه باید به قدری گویا باشد که گیرنده هرگاه آن را دید ، به محتوای نامه پی ببرد . بهتر آن است که موضوع ایمیل به طور شفاف و واضح و در عین حال خیلی کوتاه به موضوع اصلی مورد بحث در بدنه ایمیل اشاره کند.
از احوال پرسی های معمولی استفاده نکنید

در زمان ارسال ایمیل معمولا بهتر است از احوال پرسی های رسمی و کمی طولانی تر از یک سلام استفاده شود مگر آنکه به یکی از دوستان خیلی نزدیک خود ایمیل بفرستید.

به موضوع اصلی اشاره کنید حاشیه نروید

ایمیل باید کوتاه ، مختصر و واضح باشد . از حاشیه پردازی و داستان سرایی پرهیز شود هیچ وقت کاری نکنید که مخاطب شما برای رسیدن به موضوع اصلی ایمیل ابتدا یک کتاب پر از مسائل حاشیه ای را بخواند چون اگر دیر به موضوع اصلی مورد بحث اشاره کنید ممکن است شخص مقابل اصلا هیچ وقت به آن نرسد و ایمیل را به طور کامل نخواند و آن را نیمه کاره رها کند.

اطلاعات تماس را فراموش نکنید

در ایمیل های اداری راه دستیابی به خود را اعلام کنید، در هر شرایطی وقتی یک ایمیل ارسال می کنید باید تا جای ممکن اطلاعات تماس با خودتان را ذکر کنید تا اگر شخص مقابل نتوانست ایمیل شما را در اسرع وقت با ایمیل پاسخ دهد یا ترجیح نداد با ایمیل به شما پاسخ دهد، بتواند با شما تماس بگیرد یا در شبکه های اجتماعی برای شما پیغام بگذارد. به طور کلی نمایش و ارائه اطلاعات بیشتر برای دسترسی به شما باعث افزایش اعتبار شماست .

ایمیل خود را بازخوانی کنید وهمیشه قبل از ارسال آن را به طور کامل مرور کنید

هیچ چیز بدتر از این نیست که ایمیل شما پر از غلط های املایی و دستوری باشد اگر لازم بود بخش هایی که فکر می کنید نیاز به تغییر دارند را تغییر دهید. بعد از اینکه ایمیل را بازخوانی کردید ممکن است باز هم مواردی باشندکه باید بررسی کنید. مجددا ببینید که آیا آدرس ایمیل دریافت کننده را صحیح وارد کرده اید، ضمنا اگر می خواهید فایلی را هم به ایمیل پیوست کنید قبل از ارسال ایمیل اطمینان حاصل کنید که فایل های مورد نظر را پیوست کرده باشید.

استفاده از کلمات رسمی و لحن رسمی در ایمیل

داشتن لحن رسمی برای ایمیلهای اداری مهم است چون باید به مخاطب احترام بگذاریم و از لحن رسمی استفاده کنیم ایمیلها مثل نامه ها و فکس های اداری باید دارای نگارش صحیح بوده و ترجیحا از کلمات ساده اما رسمی استفاده شود. سعی کنید، برای نوشتن ایمیلهای اداری همیشه کلمات را کامل به کار ببرید و از شکسته نویسی پرهیز کنید چون کلمات شکسته برای ایمیلهای اداری مناسب نیستند ایمیلهای اداری مورد استفاده ی کارفرما و یا مدیران قرار میگیرند بنابراین باید کلمات را کامل و دقیق به کار ببرید.

استفاده از جمله بندی صحیح

باید از دستور زبان فارسی برای نوشتن ایمیل استفاده کنیم تا جملات صحیح باشند بهتر است که جملات را کوتاه به کار ببرید و از به کار بردن اصطلاحات اجتناب کنید. نگارش و دستور صحیح زبان را رعایت کنید. فرمت نوشتاری در ایمیل بسیار مهم است سعی کنید برای نوشتن یک ایمیل مثل نامه اداری از فونت و سایز استاندارد کلمات استفاده کنید همانطور که در نامه های اداری به حاشیه گذاری و استفاده از علایم نگارشی توجه میکنید برای نوشتن ایمیل هم باید دقت کنید که این موارد رعایت شوند و همچنین سعی کنید از جملات خبری استفاده کنید و نه سوالات با انتهای باز به این صورت جملات شما واضح تر خواهند بود .

مودب باشید

رعایت ادب در ایمیل های اداری و رسمی بسیار مهم است. نحوه نگارش ایمیل‌ها منجر به ایجاد تمایز در روابط می‌شود. نظرات منفی، حروف بزرگ در متون انگلیسی، و فونت‌های عجیب در ارتباطات رسمی و حرفه‌ای جایی ندارند. مخصوصا زمانی که انتقاد می کنید، محترمانه و مشخص صحبت کنید.

اعمال این ترفندها در هنگام نگارش ایمیل‌‌ها، تمایز چشمگیری ایجاد می‌کند، چرا که نه تنها در وقت صرفه‌جویی شده، بلکه پاسخ و عکس‌العمل بهتری دریافت خواهید کرد.


برگرفته از سایت
www.minikar.com