ده نکته برای ارائه پروپوزال طراحی وب سایت
اخیرا صحبت های زیادی در مورد نکات مهم، پروپوزال ها، و قراردادهای طراحی وب سایت کرده ایم. این کار را به این دلیل انجام داده ایم چون می دانیم طراحی موفق وب سایت فراتر از کد نرم افزاری، متن و تصویر است.
موفقیت در طراحی سایت، نتیجه ی مستقیمِ یک فرایند سازمان یافته و مستندات قابل اطمینان است.
اجرای یک پروژه طراحی وب سایتِ با مستندات قابل اطمینان آغاز شده و با مستندات به پایان می رسد. این مستندات ممکن است یک پروپوزال ، قرارداد، یا شرح کار باشد. اسم این سند به اندازه جزئیات مندرج در آن مهم نیست.
شما چه صاحب یک کسب و کار کوچک باشید چه یک شرکت بزرگ، مستندات عنصر کلیدی در اجرای پروژه وب سایتِ متناسب با کاربرد، زمان و بودجه است.
هر چه در فرایند فروش مستندات بیشتر باشد، فرایند برای تمام افراد درگیر آسانتر خواهد بود.
ما می خواهیم در مورد بررسی و ارزیابی پاسخ به درخواست پروپوزال صحبت کنم.ارزیابی پروپوزال طراحی وب سایتبررسی به درخواست پروپوزال مشتری به نظر آسان است؟ صادقانه بگویم، این کار از آنچه واقعا در عمل است، ساده تر به نظر می رسد.
اگر تیم پروژه، از تعداد زیادی شرکت طراحی سایت درخواست پروپوزال کند، وظیفه بررسی این پروپوزال ها ممکن است خیلی خسته کننده شود.
هرچه تعداد درخواست های پروپوزال بیشتر باشد، پاسخ ها و متغیرهای طرح های پیشنهادی بیشتر خواهد بود. امیدواریم قبل از ارسال از درخواست پروپوزال، لیستی کوتاه از طراحان وب سایت تهیه کرده باشید. این کار باعث محدود شدن تعداد پروپوزال ها و سهولت روند بررسی می شود.
پس از دریافت پروپوزال طرح وب سایت، برای شروع باید چند سوال اساسی از خودتان بپرسید. این پرسش ها عبارتند از:
• آیا این پروپوزال در بازه زمانی معقول ارائه شده است؟
• آیا این پروپوزال به صورت حرفه ای ارائه شده است؟
• آیا این پروپوزال خوب نوشته شده است؟
• آیا این پروپوزال به تمام الزامات طراحی وب سایت پرداخته است؟
• آیا این پروپوزال طراحی وب سایت در محدوده بودجه پروژه است؟
• آیا این پروپوزال طراحی وب سایت در چارچوب زمانی پروژه ارائه شده است؟
سوالات فوق، سوالات سطح بالایی هستند که برای کمک به حذف شرکت های طراحی نامتناسب طرح شده اند. یک پاسخ قدیمی، غیرحرفه ای، یا ناقص برای طراحان احتمالی حکم پرچم سرخ (قانون پرچم سرخ (RFR) مجموعه ای از مقررات فدرالی ایالات متحده است که برای محافظت از سرقت هویت مصرف کنندگان، مشاغل و سازمان های خاص را ملزم به توسعه و پیاده سازیِ برنامه های مستند می کند.) را دارد. در مورد پاسخی که هزینه آن دو برابر یا حتی یک سوم بودجه شماست نیز باید نگران شد.
حالا که پاسخ ها را دریافت و طراحان نامناسب را حذف کرده اید، وقت آن است که هر پاسخ درخواست پروپوزال را به طور کامل بررسی کنید تا بتوانید پاسخ ها را به شیوه ای قابل قیاس بررسی کنید.
الزامات طراحی وب سایت که باید در پاسخ درخواست پروپوزال بررسی شود
حجم پاسخ های داده شده به درخواست پروپوزال ممکن است متفاوت باشد. بنابراین بر روی حجم متن و یا تعداد صفحات تمرکز نمی کنیم. آن چه مهم است، محتوا و راه حلِ ارائه شده است.
هنگام بررسی پاسخ های درخواست پروپوزال، مطمئن شوید که هر پاسخ، عناصر اصلیِ پروژه وب سایت را پوشش می دهد. این الزامات در طراحی وب سایت شامل موارد زیر است، البته تنها به این موارد محدود نمی شود.
1. طرح پروژه: این طرح باید شامل لیستی از وظایف پروژه باشد. گرچه لازم نیست این طرح به اندازه طرح پروژه واقعی شامل جزئیات باشد، باید جزئیات به اندازه ای در آن آورده شده باشد که روند کشف، طراحی، توسعه، و ساخت قابل درک باشد.
2. ابزارهای مدیریت پروژه: موسسه ی طراحی باید لیستی از مجموعه ابزار مدیریت پروژه خود تهیه کند. این ابزارها برای شرکت های متفاوت، متغیر است چرا که گزینه های بسیاری وجود دارند. نکته مهم بررسی وجود یک ساختار مشخص برای فرایند مدیریت پروژه و وجود اسنادی برای وظایف، صاحبان، و تاریخ ها است.
3. اعضای تیم: موسسات طراحی مختلف، ساختارهای مختلفی برای تیم خود دارند. هر چه موسسه بزرگتر باشد، تیم پروژه نیز بزرگتر خواهد بود. برای شما به عنوان خریدار مهم است که بدانید چه کسانی در تیم شما کار می کنند و چه ظرفیت کاری دارند. نیازی به رزومه کامل هر فرد ندارید، اما باید بدانید که در ماه های آینده با چه کسانی کار خواهید کرد.
4. سیستم مدیریت محتوا (CMS) و فناوری پایه: اگر در درخواست پروپوزال وب سایت شما، یک روش مشخص برای سیستم مدیریت محتوا تعیین نشده باشد، این مورد، عنصر مهمی در پروپوزال شما خواهد بود. اطمینان حاصل کنید که پاسخ های داده شده به درخواست پروپوزال شما، سیستم مدیریت محتوا و هر تکنولوژلی اضافی که در برنامه نویسی و ایجاد وب سایت جدید شما استفاده خواهد شد را شامل می شود. به هر مورد وابسته به ملک توجه ویژه داشته باشید. یک پکیج سیستم مدیریت محتوا که به مالک وابسته باشد باید از نوع پرچم قرمز باشد، چرا که تا انتهای عمرِ وبسایت شما، شما را به طراح آن قفل می کند.
5. موارد قابل تحویل: تهیه لیستی از موارد قابل تحویل بسیار مهم است چرا که تاییدی بر آنچه که قرار است در لحظه بالا آمدنِ سایت تحویل شما داه شود. این ایست می تواند شامل طراحی قالب، حجم جابجایی محتوا، پلاگین مورد استفاده و سایر موارد باشد.
6. فهرست قابلیت ها: اگر وب سایت شما فراتر از یک وب سایت بروشور یساده است، تهیه این فهرست بسیار مهم است. هر چه وب سایت پیچیده تر ساخته شود، این لیست باید قیق تر تهیه شود.
7. انتقال محتوا: اگر پروژه وب سایت شما شامل انتقال محتوا است، حتما سندی در مورد میزان محتوایِ قابل انتقال به وب سایت جدید تهیه کنید. این سند می تواند شامل صفحات وب، پست ها، محصولات، رویدادها، کاربران، پیوست ها، و غیره باشد. عدم تعریف ماهیت انتقال محتوا و حجم محتوا منجر به تغییرات غیرقابل کنترل پروژه و صرف هزینه اضافی برای شما و یا موسسه طراحی می شود.
8. استفاده از تصویر: درک مالکیت تصاویر و واگذاری تصاویر مورد استفاده در پروژه طراحی وب سایت مهم است. چه کسی مسئول انتخاب ، خرید، ویرایش، و درج تصویر است؟ این مورد برای هر پروژه متفاوت است، بنابراین در اوایل پروسه به وضوح آن را تعریف کنید.
9. SEO: سئو را فراموش نکنید! این مورد شامل کلمات کلیدی جستجو، کلمات کلیدی در نقشه صفحه، بهینه سازی صفحه، ابَرتعاریف، و 301 ریدایرکت. اگر شما به سئوی ارگانیک تکیه می کنید، این منبع ترافیک را در طول طراحی مجدد خود حفظ کنید. ساده ترین راه برای انجام این کار این است که مطمئن شوید که این موضوع در طول فرآیند طرح ریزی و تهیه پروپوزال برای پروژه همواره در مرکز توجه است.
10. سازگاری با تلفن همراه: سازگاری به تلفن همراه باید بخشی از هر پروژه مدرنِ وب سایت باشد. تنها استثنا برای این قاعده، وب-سایت های بزرگ هستند که نسخه ی جداگانه ای برای تلفن همراه دارند. اگر شما یک نسخه جداگانه برای تلفن همراه ندارید، مطمئن شوید که پروپوزال شما، زبان مورد نیاز برای مدیریت صفحه نمایشِ سازگار با گوشی و تبلت را شامل می شود.
11. مواردی که شامل نمی شوند: گرچه نیازی نیست در همه پروپوزال ها این بخش را در نظر گرفت، اما هر زمان که من و مشتری در مورد آیتمی که در پروژه وب سایت وجود ندارد، بحث می کنیم، من لیستی از این موارد تهیه می کنم. این لیست نه تنها بعدها در طول پروسه از من محافظت می کند بلکه موارد تحویل ما به مشتری را نیز تصریح می کند.
12. مشارکت شخص ثالث و API: به طور کلی شرکت های بزرگ و متوسط دارای تعداد زیادی سیستم و بسته ی نرم افزاری درون سازمان هستند. این سیستم ها نیازمند برقراری ارتباط با وب سایت جدید از طریق استخراج، انتقال و یا همگام سازی داده ها هستند. اگر نیازی به مشارکت شخص ثالث یا API باشد، مطمئن شوید که در پروپوزال، سیستم ثالث، نقاط داده، انتقال داده و شخص مسئول تعریف شده است.
13. مراحل اصلی: تعریف مراحل اصلی می تواند به برآورد اهداف تعریف شده در هر مرحله از فرایند طراحی توسط تیم پروژه قبل از رفتن به مرحله بعد کمک کند. مراحل اصلی به طور معمول عبارتند از کشف، معماری اطلاعات، طراحی گرافیک، برنامه نویسی تم، انتقال محتوا، نسخه اولیه و آزمایش، و بالا آوردن سایت.
14. برنامه ریزی: تمام پاسخ های داده شده به پروپوزال طراحی وب سایت باید شامل یک برنامه ریزی دقیق مربوط به مراحل اصلی پروژه باشد. این برنامه ریزی به درکِ مقدار زمان اختصاص داده شده به هر مرحله اصلی و اینکه آیا کل پروژه هم تراز با جدول زمانیِ تعیین شده پیش می رود، کمک خواهد کرد.
15. تاخیر: تاخیر پروژه می تواند از جانب طراح یا مشتری باشد. درک چگونگی کنترلِ این تاخیرها و تغییر بودجه و جدول زمانی پروژه مهم است.
16. شرایط پرداخت: در پروژه های کوچکترِ طراحی وب سایت، 50٪ پرداخت در شروع و 50٪ پرداخت در اتمام پروژه است. در پروژه-های بزرگتر، پرداخت ها در چند مرحله با مقدار کمتر و بر اساس نقاط عطف و یا زمان بندی انجام می شود. مطمئن شوید که این مورد به وضوح در پروپوزال تعریف شده است.
17. مخارج: مخارج می تواند شامل سفر، هزینه خرید دامنه، هزینه هاست ، مجوز پلاگین، و تصاویر اختصاصی باشد. مطمئن شوید که در پاسخ دریافتی جزئیات موارد پیش بینی شده و طرفِ مسئول پرداخت هزینه ها آورده شده است.
18. آموزش کاربر: اگر کاربر جدیدی برای سیستم مدیریت محتوا وجود داشته باشد، ممکن است بخواهید دستورالعمل هایی در مورد متون آموزشی، ابزار آموزش آنلاین و یا دوره های آموزشی تعاملی تنظیم کنید. مطمئن شوید که روش آموزشی با پایگاه کاربری شما سازگار است.
19. دوره گارانتی: گارانتی وب سایت، اصلاح اشکالات نرم افزاریِ وب سایت را پوشش می دهد. این دوره به طور معمول چند روزه است و در طرح یا قرارداد ذکر می شود. در چنین گارانتی، کدهای سایت از جانب طراح وب سایت پوشش داده می شود اما پلاگین ها یا اکستنشن های شخص ثالث را شامل نمی شود.
20. پشتیبانی مداوم: پشتیبانی اغلب با دوره گارانتی اشتباه گرفته می شود، اما بسیار متفاوت هستند. پرداخت توافقنامه برای پشتیبانی به صورت ماهانه یا سالانه است و از آن برای به روز رسانی نرم افزار در طول زمان استفاده می شود. برای وب سایت های وردپرس این مورد شامل به روزرسانی نرم افزار اصلی وردپرس و هر پلاگینِ نصب شده بر روی وب سایت باشد. پشتیبانی ممکن است شامل امنیت، نظارت، گزارش دهی، و در صورت نیاز کمک حضوری شود.
21. در صورت نیاز، پشتیبانی post-live: همه شرکت ها نیازمند پشتیبانی نیستند. در عوض آن، ممکن است بعضی از شرکت ها، متقاضای پشتیبانی post-live باشند. این نوع پشتیبانی به طور کلی به صورت ساعتی پرداخت می شود و از طریق تیکت و یا سیستم پشتیبانی اداره می شود.
گام بعدی در فرایند درخواست پروپوزال برای وب سایت
بعد از بررسی پاسخ های داده شده به درخواست پروپوزال و تمرکز بر طراح انتخابی، گام بعدی باید تمرکز بر روی قرارداد مورد مذاکره و جزئیات نهایی باشد.
گرچه اینترنت پر از مشاوره در مورد مذاکرات قرارداد است، اما شامل جزئیات نیست. مهم است به یاد داشته باشید این کار، آخرین مرحله قبل از ورود به یک مشارکت دراز مدت با طراح وب سایت انتخابی است.
تمرکز مذاکرات باید بر روی پاسخگویی به هر گونه سوال و یا مسائه باشد که به نوبه خود باعث ایجاد مبنایی مستحکم برای آغاز فرایند طراحی و اجرا می شود. پس مذاکرات قرارداد با تمرکز بر حل و فصل مسائل و تصریح نقاط مبهم انجام می شود.
اگر کار تیم پروژه در مورد گستره ی پروژه قابل اطمینان بوده و طراح وب سایت مناسبی انتخاب کرده است، مذاکرات نباید بیش از یک امضا باشد. اگر تیم، موسسه طراحی نامناسبی انتخاب کند، ممکن است کار طوری باشد که تیم مجبور به انتخاب موسسه دیگری شود. منبع : طراحی سایت
