آموزش ساخت ایمیل شرکتی در سی پنل و دایرکت ادمین + ۷ دلیل مهم برای راه اندازی ایمیل شرکتی
ساخت یک ایمیل برای هر فردی که تا حدی کار با سیستم‌های کامپیوتری را بلد باشد و از طرفی به اینترنت جهانی نیز وصل باشد، کار چندان مشکلی نیست و امروزه اکثر افراد بیش از یک ایمیل برای انجام کارهای شخصی و کاری خود دارند. با نفوذ تلفن‌های هوشمند به زندگی انسان‌ها، اکثر نرم افزارها و وب‌سایت‌ها برای ارائه خدمات به شما نیاز به ایمیل دارند. از این رو ساختن و مدیریت یک ایمیل برای افراد دیگر مسئله سختی نیست.
ممکن است شما نیز در حین چک کردن ایمیل‌های روزانه خود متوجه شده باشید که برخی ایمیل‌های تجاری، دارای آدرس‌های متفاوت‌تری نسبت به آدرس ایمیل شما یا دوستانتان که روزانه از آن‌ها ایمیل دریافت می‌کنید، هستند. بر خلاف ایمیل‌های عادی، آدرس این مدل ایمیل‌ها شخصی سازی شده و ظاهر رسمی‌تری دارند.
اگر شما هم دارای کسب‌وکاری هستید و می‌خواهید ایمیل خاص‌تری را برای ارسال پیام‌های کاری خود داشته باشید، استفاده از ایمیل شرکتی می‌تواند سطح حرفه‌ای بودن شما را افزایش داده و این تفاوت باعث شود در بین رقیبان خود بهتر دیده شوید. اگر علاقه‌مند به ساخت ایمیل شرکتی هستید، این مقاله را تا انتها دنبال کنید تا آموزش ساخت ایمیل شرکتی در سی پنل و دایرکت ادمین را بررسی کنیم.
۷ دلیل مهم برای راه اندازی ایمیل شرکتی
شاید بتوان گفت ایمیل رسمی‌ترین حالت برای مکاتبات اداری است و بعد از آن است که جلسات حضوری یا تماس‌های کنفرانسی قرار می‌گیرند. داشتن یک ایمیل شرکتی اعتباری اضافه برای شما ایجاد می‌کند و نشان می‌دهد که برای کسب‌وکار خود احترام قائل هستید.
دلایل اصلی که داشتن یک ایمیل شرکتی را توجیه می‌کند، به شرح زیر است:
· وجود ایمیل شرکتی این ایده را در ذهن مخاطب شما ایجاد می‌کند که احتمالاً با یک مجموعه بسیار حرفه‌ای مواجه شده و در تمامی مذاکرات صحبت‌های شما را جدی‌تر از حد معمول در نظر می‌گیرد.
· به دلیل اینکه در ایمیل شرکتی نام دامنه سایت شما، یا بهتر است بگوییم نام کسب‌وکار شما، آورده می‌شود، هر بار که ایمیلی از این آدرس ارسال می‌شود، به نحوی تبلیغات کار شما را انجام می‌دهد و افراد بیشتری با برند شما آشنا می‌شوند.
· ایمیل‌های شرکتی به دلیل اختصاصی بودن، تمامی نام های دلخواه شما را دارا بوده و به همین دلیل نیازی به انتخاب یک آدرس ایمیل طولانی نخواهید داشت. کافی است از کوتاه‌ترین و ساده‌ترین نام استفاده کنید تا آدرس ایمیل شما در ذهن مخاطبین باقی بماند.
· داشتن یک ایمیل شرکتی به‌خودی‌خود نشان‌دهنده این است که شما از اکثر کسب‌وکارهای دیگر اطلاعات بیشتری دارید و کارتان برای خود شما مهم است. این موضوع در ذهن مشتری این‌گونه ثبت می‌شود که مجموعه شما کاملاً قانونی است و تمام حرکت‌های آن‌ها بر اساس برنامه‌های از پیش تعیین شده است.
· هر سازمان و شرکتی دارای بخش‌های متنوعی است و حتی اگر فقط خودتان در حال گرداندن بیزینس خود هستید، لازم نیست مشتریان شما از این موضوع خبردار شوند. داشتن ایمیل شرکتی این امکان را برای شما پدید می‌آورد که برای هر بخش و دپارتمان از مجموعه خود، یک آدرس ایمیل مجزا بسازید تا ایمیل‌ها به‌صورت منظم و دسته‌بندی شده ارسال و دریافت شوند. به طور مثال یک ایمیل برای بخش فروش، یک ایمیل برای بخش خدمات مشتریان و... می‌تواند ظاهر سازمان شما را منظم‌تر نشان داده و مدیریت کارها برای خود شما نیز ساده‌تر شود.
· اکثر کسب‌وکارها روزانه تعداد بسیار زیادی ایمیل تبلیغاتی یا غیر مرتبط دریافت می‌کنند و از یکجایی به بعد به‌جز ایمیل‌های مهم، به هیچ ایمیل دیگری توجه نمی‌کنند یا ممکن است باقی ایمیل‌ها را اسپم کنند. در این شرایط داشتن یک ایمیل شرکتی می‌تواند تا حد زیادی مانع از اسپم شدن پیام شما شود و به احتمال زیاد شرکت مدنظر شما نیز با این ایمیل به‌صورت حرفه‌ای‌تری برخورد خواهد کرد.
· ایمنی بالاتر ایمیل‌های شرکتی، زحمت ساخت آن‌ها را توجیه می‌کند. ایمیل‌های عمومی بسیاری روزانه هک می‌شوند اما به دلیل اینکه ایمیل‌های شرکتی روی هاست مخصوص شما ثبت شده است، امکان هک کردن و نفوذ به آن‌ها بسیار پایین‌تر است.
برای ساخت یک ایمیل شرکتی لازم نیست هزینه بسیار زیادی بکنید و فقط کافی است مراحل گفته شده در این مقاله را دنبال کنید تا به هدف مورد نظر خود برسید.
پیش‌نیازهای لازم برای ساخت ایمیل شرکتی
روش‌های متنوعی برای ساخت ایمیل شرکتی وجود دارد، اما مهم‌ترین پیش‌نیازهایی که برای یک ایمیل شرکتی باید مدنظر داشت، یک سرویس هاست مناسب، آدرس دامین فعال و یک هاست ایمیل است. می‌توان گفت امروزه تمامی بیزینس‌ها دارای یک وب‌سایت اختصاصی بوده و یا حداقل به فکر تهیه آن هستند. پس در این صورت به‌صورت خودکار شما هاست و دامنه مورد نیاز خود برای ساخت ایمیل شرکتی را دارید.
هاست ایمیل نیز در اکثر هاست‌های اصلی قرار داشته و اگر از یک ارائه دهنده هاست معتبر خرید خود را انجام دهید، نیازی به تهیه مجزای آن ندارید. با داشتن این پیش‌نیازها می‌توان به راحتی مراحل ساخت ایمیل شرکتی را دنبال کرد.
ممکن است بعد از ساخت ایمیل شرکتی، برای مدیریت بهتر آن به نرم‌افزارهای مخصوص نیاز پیدا کنید تا رابط شما و هاست شرکت شما شوند که درباره آن‌ها در ادامه صحبت خواهیم کرد.
آموزش ساخت ایمیل شرکتی
به طور کلی نحوه ساخت ایمیل شرکتی به ترتیب زیر است:
1. دامنه‌ای برای شرکت خود ثبت کرده و یا اینکه از دامنه‌ای که دارید استفاده کنید.
پیدا کردن یک آدرس دامنه مناسب ممکن است تا حدی چالش برانگیز باشد. این آدرس نمایانگر هویت شرکت شما است و از طرفی ممکن است اسم دقیق شما قبلاً ثبت شده باشد. پیدا کردن یک دامین مناسب با هزینه‌ای معقول از آن دست کارهایی است که باید برای آن وقت کافی صرف کنید زیرا اثر آن حتی تا آدرس ایمیل شرکتی شما نیز ادامه پیدا می‌کند.
2. خرید فضای میزبانی وب از یک شرکت هاستینگ معتبر
برای برقراری سایت و بعد از آن ساخت ایمیل شرکتی، نیاز است که یک هاست فعال و مناسب خریداری کنید و یا اگر قبلاً هاستی تهیه کرده‌اید، از داشتن فضای کافی آن اطمینان حاصل کنید. یک هاست خوب امکانات ساخت یک ایمیل شرکتی را برای شما مهیا می‌کند. برخی هاست‌ها فقط اجازه ساخت تعداد محدودی ایمیل شرکتی را به شما می‌دهند، پس از این جهت نیز باید در انتخاب یک فضای میزبانی مناسب دقت کنید.
3. ساخت ایمیل شرکتی با کنترل پنل هاست
کنترل پنل‌ها نرم‌افزارهایی هستند که به شما قدرت مدیریت هاست را می‌دهند. بسته به اینکه از چه شرکتی چه نوع هاستی خریداری کرده باشید، نوع کنترل پنل شما نیز می‌تواند متفاوت باشد. از مرسوم‌ترین کنترل پنل‌ها می‌توان به سی پنل و یا دایرکت ادمین اشاره کرد. دستورالعمل کار با هر یک از این کنترل پنل‌ها متفاوت بوده و در ادامه به تفضیل درباره آن صحبت خواهیم کرد.
4. راه اندازی سرویس‌های گیرنده ایمیل ثانویه
اکنون که ایمیل شرکتی خود را ثبت کردید فقط یک کار باقی می‌ماند و آن نیز این است که چگونه به ایمیل‌ها دسترسی داشته باشید. بدیهی است که تمام ایمیل‌ها به پنل کنترلی هاست شما ارسال می‌شود و می‌توانید از طریق آن پاسخگوی ایمیل‌ها باشید، اما ممکن است کار کردن در این محیط برای برخی افراد سخت باشد بنابراین چندین سرویس گیرنده ایمیل جهت بهبود شرایط کاری کاربران ایجاد شده است، مانند G-Suite و همین‌طور Office 365 و اگر از کاربران اپل هستید، Mac Mail نیز می‌تواند یک گیرنده ایمیل مناسب برای شما باشد.
پیشنهاد مقاله: تفاوت کنترل پنل سی پنل و دایرکت ادمین.
ساخت ایمیل شرکتی در کنترل پنل هاست
همان‌طور که گفتیم، هر هاست برای مدیریت شدن دارای کنترل پنل های مخصوص به خود است. بسته به اینکه هاست شما از نوع لینوکس باشد یا ویندوز، این کنترل پنل‌ها دسته‌بندی‌های مختلفی پیدا می‌کنند. مرسوم‌ترین کنترل پنل هایی که ممکن است با آن‌ها روبرو شوید، عبارتند از: سی پنل و دایرکت ادمین.
به‌صورت کلی روال ساخت ایمیل شرکتی ممکن است تفاوت خیلی فاحشی در کنترل پنل های مختلف نداشته باشد اما از آنجا که برنامه نویسی و رابط کاربری آن‌ها با یکدیگر متفاوت است، بهتر است جداگانه به بررسی هر یک از آن‌ها بپردازیم.
آموزش ایجاد ایمیل شرکتی در سی پنل
سرویس سی پنل دارای رابط گرافیکی ساده و کارآمدی است و می‌توان هر کاری را بدون دانش عمیقی از برنامه نویسی در آن انجام داد. ساخت ایمیل سازمانی بر روی سی پنل نیز کار ساده‌ای است و کافی است چند مرحله زیر را دنبال کنید. (فرض بر این است که هاست شما خدمات ایمیل را نیز ارائه می‌کند.)
گام نخست – ورود به سی پنل
ورود به سی پنل از چندین راه مختلف امکان‌پذیر است؛ می‌توانید از داخل پنل ارائه دهنده هاستینگ خود اقدام به وارد شدن کنید و یا اینکه با وارد کردن نام کاربری و پسورد ورود سی پنل خود در صفحه ورود به سادگی به این قسمت وارد شوید. برای این کار عبارت 2082 یا 2083 را پس از دو نقطه، در ادامه آدرس کامل سایت خود تایپ کنید.
گام دوم – ساخت اکانت برای ایمیل سازمانی
پس از ورود به پنل هاست خود، به قسمت لیست اکانت ایمیل‌ها یا همان گزینه Email Accounts در تب ایمیل‌ها بروید و سپس بر روی گزینه ساخت ایمیل جدید (Create) کلیک کنید. در صفحه بعدی، اطلاعات مهمی از شما درخواست می‌شود، مانند نام کاربری و پسورد که با انتخاب آن‌ها به طور رسمی ایمیل شرکتی شما ساخته می‌شود. این اطلاعات بسیار مهم بوده و باید محفوظ بمانند.
گام سوم – دسترسی به ایمیل شرکتی
مشخصاً می‌توانید از طریق خود کنترل پنل هاست خود به ایمیل شرکتی مدنظر دسترسی داشته باشید، اما در برخی مواقع چندین ایمیل برای کارمندان مختلف مجموعه شما ساخته شده است و تمام این افراد دسترسی مستقیم به سی پنل ندارند. در این صورت برای وارد شدن به فضای ایمیل شرکتی ساخته شده، در ادامه آدرس سایت و دو نقطه، عبارت 2087 یا 2096 را وارد کنید تا به صفحه Webmail منتقل شوید. در اینجا کافی است نام کاربری و پسورد خود را بزنید تا به ایمیل خود وارد شوید.
نکته نهایی
پس از ایجاد ایمیل شرکتی در سی پنل ، اگر دوست داشته باشید که در کنار ایمیل خود، اطلاعات بیشتری از شما به‌صورت ثابت در هر ایمیل در اختیار مخاطبین قرار بگیرد، می‌توانید در بخش مدیریت ایمیل‌ها، بر روی گزینه تنظیمات (Setting) کلیک کنید و از بین گزینه‌هایی که برای شما نمایش می‌دهد، روی Identities که مخصوص وارد کردن اطلاعات هویتی شما است، کلیک کنید. پس از انتخاب ایمیل مورد نظر، می‌توانید این اطلاعات را که به اصطلاح Signature یا امضای شما هستند، وارد کنید. به طور مثال شماره تماس، ایمیل شخصی، آدرس محل کار و دیگر موارد می‌تواند راهنمای خوبی برای افرادی باشد که می‌خواهند ارتباط بیشتری با شما داشته باشند. در نهایت این تغییرات را ذخیره کنید.
ساخت ایمیل شرکتی در دایرکت ادمین
نحوه ساخت ایمیل شرکتی در کنترل پنل دایرکت ادمین نیز به سادگی سی پنل است. کافی است چند اقدام کوتاه و سریع را انجام دهید و پس از آن یک ایمیل شرکتی داشته باشید.
قدم اول – ورود به محیط دایرکت ادمین
همانند سی پنل، می‌توانید از طریق پنل مدیریتی شرکت هاستینگ خود به دایرکت ادمین وارد شوید و یا اینکه با وارد کردن عبارت 2222 پس از نام سایت خود و دو نقطه، نام کاربری و پسورد کنترل پنل به دایرکت ادمین وارد شوید.
قدم دوم – ساخت ایمیل شرکتی
برای ساخت ایمیل باید در بخش مدیریت ایمیل‌ها بر روی Email Accounts کلیک کنید و سپس با کلیک بر روی ساخت یک مورد جدید (Create)، مشخصات مورد نیاز آن را وارد کنید. نام کاربری و کلمه عبور مهم‌ترین مشخصاتی است که باید در مورد آن تصمیم بگیرید و مابقی تنظیمات، مانند حجم نگهداری فایل‌ها و یا محدودیت ارسال ایمیل‌ها را نیز در صورت نیاز تنظیم کنید.
قدم سوم – وارد شدن به ایمیل شرکتی
پس از ایجاد ایمیل، برای وارد شدن به آن، جدای از دسترسی مستقیم از طریق کنترل پنل هاست، می‌توان از صفحه Webmail نیز به قسمت مدیریت ایمیل‌ها وارد شد. برای این کار بعد از نام سایت خود عبارت Webmail را وارد کنید و نام کاربری و کلمه عبور انتخابی خود را درج کنید. حال می‌توانید عملیات مورد نظر خود را بر روی ایمیل شرکتی انجام داده و حتی از این طریق به کارمندان خود مسیر دسترسی امنی را پیشنهاد دهید.
نکات مهم در انتخاب آدرسی مناسب برای ایمیل شرکتی
در صورتی که تصمیم گرفته‌اید یک ایمیل شرکتی بسازید، بیشتر مسیر را برای حرفه‌ای شدن در کسب‌وکار خود را رفته‌اید اما همچنان یک موضوع مهم باقی مانده است. ایمیل شرکتی شما باید با چه نامی ثبت شود؟ درباره این موضوع چند نکته زیر ممکن است تا حدودی مسیر را برای شما روشن‌تر کند.
· از یک سیستم نام گذاری ثابت استفاده کنید.
اگر قرار است برای هر بخش از سازمان و یا برای هر کدام از کارمندان خود یک ایمیل شرکتی بسازید، بهتر است ابتدا یک الگوریتم یا نظم مشخصی را برای ایمیل‌ها در نظر بگیرید و بعد شروع به ساخت آن‌ها کنید.
· تا جای ممکن از آدرس‌های کوتاه و از طرفی منطقی استفاده کنید.
آدرس‌های بلند مورد توجه قرار نمی‌گیرند و بیشتر شبیه اسپم‌ها به نظر می‌آیند. از طرفی استفاده از یک نام با معنی در برابر آدرسی پر از اعداد و کلمات نامفهوم برتری بیشتری خواهد داشت.
· درصورتی که ایمیل‌ها برای هر کارمند ثبت می‌شوند، بهتر است از نام خود افراد در ساخت ایمیل شرکتی استفاده شود.
· همان‌طور که قبلاً اشاره کردیم، اضافه کردن اطلاعات اضافی به عنوان امضای شما یا Signature می‌تواند کمک بزرگی برای کسب‌وکار شما باشد.
سخن پایانی
در این مقاله تمامی مراحل آموزش ساخت ایمیل شرکتی در سی پنل و دایرکت ادمین را بررسی کردیم. ساخت ایمیل شرکتی می‌تواند تاثیرات بلند مدت مطلوبی بر بیزینس شما بگذارد. ایجاد اعتماد و همچنین حرفه‌ای بودن ظاهر سازمان شما از مهم‌ترین مزایایی است که با استفاده از ایمیل شرکتی می‌توانید به آن برسید. همچنین ساخت ایمیل شرکتی برای هر دپارتمان از سازمان شما می‌تواند نظم قابل توجهی را در تمام سازمان ایجاد کند. هر ایمیلی که ارسال می‌شود درواقع تبلیغی برای کسب‌وکار شماست و هر جوابی که برمی‌گردد نیز به بخش مربوطه ارسال می‌شود. استفاده از ایمیل شرکتی می‌تواند کل بیزینس شما را دگرگون کند.
